En este apartado encuentras los contenidos correspondientes al Resultado de Aprendizaje 2.2. Establece medidas preventivas y correctivas a través del control.
- Burt K. Scanlan: El control tiene como
objeto cerciorarse de que los hechos vayan
de acuerdo con los planes establecidos.
- Robert Eckles, Ronald
Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar
ciertos objetivos.
- George R. Terry: El proceso para
determinar lo que se está llevando a cabo,
valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera
que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
- Henry Fayol: Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
- Harold Koontz y Cyril
O’Donnell: Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar
la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
- Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
- Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar qué tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente (Münch y García, 2009).
El
propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los
planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base
para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o
potenciales.
a) Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
b) Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
c) Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
d) Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
El control se
clasifica en preliminar o preventivo, concurrente y posterior o de
retroalimentación.
- Control preliminar o preventivo
Es aquel que tiene
lugar antes de que inicien las operaciones, incluye la creación de políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas
sean ejecutadas con propiedad.
En vez de esperar los
resultados y compararlos con los objetivos, es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por adelantado. Denominados a veces como
controles preliminares o pre- controles, garantizan el éxito de la operación, y
antes de emprender la acción. Es el tipo de control más deseable, ya que evita
problemas anticipados, se le llama así porque ocurre antes de la actividad
real. Este tipo de control está dirigido hacia el futuro.
Este tipo de
controles permiten a la gerencia evitar problemas en lugar de resolverlos, por
desgracia, requieren mayor información anticipada y exacta que con frecuencia
es difícil de desarrollar para los administradores, como resultado, con
frecuencia a los administradores no les queda sino usar uno de los otros dos
tipos de control.
Ejemplo de este tipo
de controles es la aplicación de políticas y procedimientos, que en el caso de
las primeras, limitan el ámbito en el cual se van a tomar las decisiones, y en
el caso de los segundos, definir qué acciones específicas, en una secuencia
prescrita, van a seguirse.
Control concurrente
Tiene lugar al
ejecutarse los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de
las actividades según ocurran.
El control
concurrente es aquel que se lleva a cabo en todo el proceso, puede garantizar
que el plan se lleve a cabo en el tiempo especificado y bajo las condiciones
requeridas. El control sobre la marcha implica que se habrán de corregir las
variaciones de los estándares tan pronto estos ocurran o dentro de un lapso muy
breve.
Control posterior o de retroalimentación
Se enfoca sobre el
uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras del estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica que se han reunido y analizado algunos datos, y que se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando, de manera que puedan hacerse correcciones. Este control es el menos requerido por la empresa, ya que en muchas ocasiones las correcciones salen más caras que el mismo proceso.
Las empresas logran sus objetivos al desarrollar planes estratégicos e implementar sistemas de control para garantizar que sus operaciones se lleven a cabo según el plan. Tales sistemas de control son efectivos cuando limitan las desviaciones del plan estratégico y alertan a la gerencia cuando estos alejamientos son lo suficientemente importantes como para poner al plan en peligro. Además, los sistemas de control efectivos garantizan que todas las actividades de la empresa cumplan con los requisitos legales y regulativos y los estándares internos. Esto adquiere principal importancia en empresas pequeñas, donde las prácticas suelen ser más informales.
Información
Un factor fundamental en la efectividad de un sistema de control es la calidad de la información que recibe. La información de un sistema de control debe ser precisa y actualizada. Los mejores controles obtienen la información de los puntos donde las operaciones la generan, como cifras de venta basadas en facturas y envíos justificados según las especificaciones de embalaje. Para que la administración tenga tiempo de evaluar problemas y adoptar medidas correctivas, la información debe ser reciente. En muchos casos, los sistemas de control pueden suministrar datos en tiempo real, pero aún deben procesar muchos datos financieros, lo que da lugar a demoras.
Planificación
La mera información de un sistema de control no es útil para la administración a menos que sea posible una comparación con los puntos de referencia y objetivos. Para permitir tal comparación, es fundamental que exista una estrecha integración del sistema de control con el proceso de planificación. Si el plan estratégico exige un determinado nivel de calidad definido por los resultados de las pruebas, el sistema de control debe seguir la pista de esos resultados. El enfoque del sistema de control debe coincidir con el del plan estratégico.
Flexibilidad
Un sistema de control efectivo es altamente flexible. Esto significa que
tiene la adquisición general de datos y la capacidad de procesarlos para que la
gerencia pueda adaptarse a las situaciones de cambio. Si los datos recopilados
de una fuente dejan de reflejar la situación real, la gerencia debe ser capaz
de identificar otras fuentes mejores y adaptar el sistema para que suministre
dicha información. En tal caso, el sistema se debe adaptar para aceptar nuevos
procesos comerciales que permitan controles administrativos en esta área de
actividad reciente.
Objetividad
Los administradores deben ser capaces de tomar decisiones y actuar en
base a los resultados del sistema de control. Pueden ser creíbles y recibir el
acatamiento de sus decisiones sólo si las mismas se basan en evaluaciones y
datos objetivos. Para lograr dicha objetividad, los sistemas de control deben
ser transparentes y medir los parámetros que son relevantes para la empresa.
Los sistemas de control son más efectivos cuando sus resultados indican el tipo
de medida correctiva necesaria.
Aspectos económicos
El costo de un sistema de control debe ser razonable en comparación con
la empresa en la que se desarrolla. Los beneficios anticipados y los ahorros
que resultan de la implementación y el uso de un sistema de control deben ser
acordes a los costos de la instalación y administración del mismo. El objetivo
del sistema es reducir costos inesperados y alcanzar objetivos competitivos,
por lo que un sistema de control excesivamente costoso o indiscreto aumenta los
gastos y reduce la competitividad.
B. Identificación de los elementos de control.
• Establecimiento de estándares.
El estándar es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Puede medir: rendimiento de beneficios, posición de mercado, productividad, calidad de producto, desarrollo de personal y evaluación de la actuación.
• Medición de resultados.
Esta fase del proceso de control nos indica en qué forma medimos o nos percatamos de la situación. Sin la medición el gerente se ve obligado a adivinar o a usar métodos empíricos que pueden o no ser confiables. Para medir necesitamos de una unidad de medida y saber cuántas veces la organización está bajo consideración. Es decir, cuál es el margen de error aceptado. Para medir el desempeño real, podemos utilizar la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos. La observación personal brinda información de primera mano y profunda sobre la actividad real.
Cuando medimos el desempeño en el aspecto productivo tangible, no se presenta demasiado problema: contamos cuantas unidades se lograron y eso es todo. El problema es cuando deseamos medir algunos resultados intangibles, no es fácil reunir datos sobre ellos. Por tanto, tenemos que depender de medios como el criterio y pistas indirectas. La buena moral de los empleados, la comunicación efectiva y las compras eficientes son unos pocos de los intangibles de más importancia.
La medición real del desempeño se hace en muchas formas diferentes. En esta ocasión nos limitaremos a tres fuentes:
a) Observaciones personales
b) Reportes verbales
c) Reportes escritos
El método de observaciones personales significa ir al área de actividades y tomar nota de lo que se está haciendo. Es uno de los medios más antiguos de averiguar las cosas. Aunque esta práctica tiene muchos partidarios, también tiene sus bemoles. La obtención de información amplia y general es un punto menos para el uso de este método, al igual que la mínima obtención de información cuantitativa. Ir a checar el punto de trabajo, en muchas ocasiones es mal interpretado por los subordinados, quienes se sienten vigilados y cohibidos. Por otro lado, cuando el área de trabajo es amplia, no es posible recorrer toda la planta, esto resta credibilidad a lo que se pretende medir.
El método de reportes verbales puede aplicarse mediante entrevistas o con una reunión con el grupo de trabajo y discusiones informales. Por ejemplo, el vendedor se reporta con su jefe al final del día, ya sea para entregar pedidos o para intercambiar información del departamento. Los reportes verbales conservan ciertos elementos del método de observación personal, ya que la información se transmite verbalmente y se tiene contacto personal. Las expresiones, tono de voz y la general evaluación del desempeño pueden ser observados por el que reporta, por lo que se pueden hacer aclaraciones en ese momento para evitar malos entendidos.
Los reportes por escrito son una práctica utilizada sobretodo en empresas grandes, se utilizan este tipo de reportes para proporcionar información sobre el desempeño. Los reportes escritos no sólo sirven para evaluar en ese momento, se guardan para fechas futuras, con la ventaja de elaborar comparativos y estadísticas.
Posteriormente en la etapa de Comparación se coteja el desempeño con el estándar. En realidad esto mide el desempeño. Cuando existe alguna variación entre el desempeño y el estándar es necesario aplicar criterio para evaluar su significado. Dependiendo del valor de la tarea, es posible aceptar ciertas desviaciones, esto nos recuerda un poco al concepto de calidad. En otras actividades no se permite un mínimo de desviación en los resultados. Imagina, que vamos a cambiar un billete de cien pesos al banco, el cajero nos da noventa pesos, la actividad tuvo un pequeño desvío del 10 %, pero a nosotros, aunque fuesen diez centavos, no nos interesa. Exigimos el 100 % de resultados por parte del cajero. Las desviaciones excesivas de este rango se vuelven significativas y atraen la atención del administrador.
Detección de desviaciones. Cuando se definen las desviaciones, es importante considerar tanto las sugerencias del que se encuentra en contacto directo con el proceso, como también llevarla a cabo esa comparación en el punto de acción.
La atención administrativa debe centrarse bajo el principio de excepción, es decir el control se facilita concentrándose en las excepciones, variaciones notables, del resultado esperado, o estándar establecido. Los casos excepcionales son aquellos en los cuales vamos a centrar toda nuestra atención. Un profesor no tiene por qué preocuparse por los alumnos que obtienen 9 y 10 de calificación o en aquellos que se encuentran en la media de 7 u 8. Por el contrario, el profesor centrara sus esfuerzos en aquellos alumnos que tienen calificación de 6 o reprobatoria.
El resultado de la comparación determina las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reportarse inmediatamente.
• Corrección.
Este es el tercer y junto con la retroalimentación es el último paso en el proceso de control. Puede considerarse como la etapa en donde se asegura que las operaciones están ajustadas y que los esfuerzos están encaminados en forma positiva hacia el verdadero logro de los resultados esperados.
Siempre y cuando se detecten desviaciones de importancia, se sugiere aplicar una acción enérgica e inmediata. El control efectivo no permite demoras innecesarias, excusas o excesivas excepciones.
Esta acción correctiva la aplican quienes tienen
la autoridad sobre el desempeño real. En ocasiones esta acción administrativa
tiende a aplicarse desde una simple reorganización hasta una reingeniería. Para
una máxima efectividad, la corrección de la desviación deberá
ir acompañada por una responsabilidad fija e individual. Hacer responsable a
una persona por lo que hace, le da mayor importancia al papel que juega en la
empresa. Este tipo de acción permite al subordinado tomar las decisiones
correspondientes en el momento preciso, evitando así demoras innecesarias en el
proceso de trabajo, y algo muy importante, se evitan acciones correctivas, en
muchas ocasiones dramáticas.
Es importante considerar dentro de la acción administrativa, que se pueden presentar tres cursos de acción por parte de los administradores:
- No hacer nada.
- Pueden corregir el desempeño real. Si la fuente de la variación ha sido un desempeño deficiente, el administrador querrá tomar acciones correctivas.
- Pueden revisar el estándar, es posible que la variación haya provenido de un estándar irreal. La meta puede ser demasiado alta o demasiado baja. En tales casos, es el estándar el que necesita atención correctiva, no el desempeño
• Retroalimentación.
La retroalimentación es el proceso
mediante el cual con base en información obtenida del desempeño real, un
individuo alimenta con dicha información a una computadora, la cual de nuevo
nos transmite la información requerida y nos indicará las alternativas a seguir
para mejorar el proceso de trabajo. Estos sistemas de retroalimentación pueden
considerarse en tiempo real, cuando realizamos transferencia de fondos
electrónicos, compramos a través de Internet, o hacemos uso de la robótica en
nuestras instalaciones.
• Formatos para el control.
Los formatos de control de una empresa son fundamentales para el éxito. Estos formatos le permiten a la empresa mantener un control sobre todos sus procesos, así como asegurar que cada uno de los departamentos de la organización cumplan con sus obligaciones. La buena implementación de estos formatos asegura que la empresa logre una eficiencia óptima en sus procesos. A continuación, explicaremos algunos de los formatos de control que se utilizan en la mayoría de las empresas.
Formatos de control de recursos humanos
Los formatos de control de recursos humanos son muy importantes para garantizar que el personal de la empresa tenga los conocimientos y habilidades necesarios para desempeñar sus tareas. Estos formatos se utilizan para evaluar el desempeño del personal, así como para realizar evaluaciones de riesgo para evitar accidentes laborales. Además, también se utilizan para registrar la asistencia de los empleados, así como para llevar un control de los permisos y vacaciones de los mismos.
Formatos de control financiero
Los formatos de control financiero son esenciales para la administración de la empresa. Estos formatos se utilizan para llevar un registro de todos los ingresos y gastos de la organización, así como para llevar un seguimiento de la contabilidad. Estos formatos también se utilizan para llevar un control de los pagos y cobros de la empresa, así como para generar informes financieros.
Formatos de control de calidad
Los formatos de control de calidad son fundamentales para garantizar que los productos y servicios de la empresa cumplan con los estándares de calidad. Estos formatos se utilizan para llevar un registro de los resultados de los controles de calidad, así como para establecer parámetros para los procesos de producción. Además, también se utilizan para llevar un control de los procesos de fabricación y para asegurar que los productos cumplan con los requisitos de seguridad.
Formatos de control de seguridad
Los formatos de control de seguridad son esenciales para garantizar la seguridad de los empleados y los clientes de la empresa. Estos formatos se utilizan para llevar un registro de los procedimientos de seguridad de la organización, así como para llevar un control de los equipos de seguridad. Además, también se utilizan para establecer políticas de seguridad y para asegurar que los empleados cumplan con los requisitos de seguridad.
Formatos de control de almacén
Los formatos de control de almacén son esenciales para garantizar la correcta administración de los almacenes de la empresa. Estos formatos se utilizan para llevar un registro de los productos almacenados, así como para establecer procedimientos de almacenamiento. Además, también se utilizan para llevar un control de los inventarios, para registrar los movimientos de los productos en el almacén y para realizar auditorías de los mismos.
Otros formatos de control
Existen otros formatos de control que pueden ser útiles para la empresa, como los formatos de control de mantenimiento, los formatos de control de transporte, los formatos de control de producción y los formatos de control de calidad de los productos.
Conclusiones
En conclusión, los formatos de control son una herramienta indispensable para el éxito de la empresa. Estos formatos se utilizan para llevar un control de todos los procesos de la organización, así como para garantizar que los productos y servicios cumplan con los estándares de calidad y seguridad establecidos. Además, también se utilizan para llevar un registro de los recursos humanos, financieros, almacenes y otros procesos de la empresa.
Ventajas de los formatos de control
- Ayudan a mejorar la eficiencia de la empresa.
- Ayudan a garantizar la seguridad de los empleados y los clientes.
- Ayudan a garantizar que los productos y servicios cumplan con los estándares de calidad.
- Ayudan a llevar un registro de los recursos humanos, financieros, almacenes y otros procesos de la empresa.
El método de la ruta crítica es una técnica que te permite identificar las tareas necesarias para finalizar un proyecto y determinar cierta flexibilidad en el cronograma. Una ruta crítica en la gestión de proyectos es la secuencia más larga de actividades que deben finalizarse a tiempo para completar todo el proyecto. Cualquier retraso en las tareas críticas provocará el retraso del resto del proyecto.
El método de la ruta crítica tiene como fin identificar las tareas más importantes del cronograma del proyecto, detectar las dependencias de las tareas y calcular la duración de las tareas.
El método de la ruta crítica fue desarrollado a fines de la década de 1950 como un método para dar solución al aumento de los costos producido por la planificación ineficiente. Desde entonces, se usa con frecuencia para planificar proyectos y priorizar tareas. Te ayuda a desglosar tareas complejas en tareas individuales y a tener una idea general de la flexibilidad de un proyecto.
¿Por qué usar el método de la ruta crítica?
El método de la ruta crítica puede brindar información valiosa para planificar proyectos, asignar recursos y programar tareas.
Razones para usar este método:
Mejora las planificaciones futuras: El método de la ruta crítica se puede utilizar para comparar las expectativas con el progreso real. La información utilizada en los proyectos actuales puede servir para los planes de proyectos futuros.
Permite que la gestión de los recursos sea más efectiva: El método de la ruta crítica ayuda a que los gerentes de proyectos prioricen las tareas, lo cual brinda una mejor idea de cómo y dónde utilizar los recursos.
Evita los obstáculos: Los obstáculos en los proyectos pueden causar pérdida de tiempo valioso. Planificar las dependencias del proyecto con un diagrama de red te dará una mejor idea de qué actividades pueden o no ejecutarse en paralelo y planificar en consecuencia.
Cómo encontrar la ruta crítica
Encontrar la ruta crítica implica observar la duración de las tareas críticas y las no críticas también. Estos son los pasos, con algunos ejemplos.
1. Enumera las tareas
Utiliza una estructura de desglose del trabajo para enumerar todas las actividades o tareas del proyecto. La lista de las actividades en la estructura de desglose de trabajo sirve como base para el resto de la ruta crítica.
Por ejemplo, supongamos que el equipo de Marketing está produciendo una nueva publicación interactiva del blog. Estas son algunas de las tareas que podrían estar en la estructura de desglose del trabajo:
Una vez que tengas una idea detallada y clara de todo lo que se debe hacer, puedes comenzar a identificar las dependencias de las tareas.
2. Identifica las dependencias
En función de tu estructura de desglose del trabajo, determina las tareas que son dependientes entre sí, lo cual te permitirá identificar cualquier trabajo que se pueda realizar en paralelo con otro.
Estas son las dependencias de las tareas según el ejemplo anterior:
La tarea B depende de la A
La tarea C depende de la B
Las tareas C y D se pueden hacer en paralelo
La tarea E depende de la D
La tarea F depende de la C, D y E
Esta lista de tareas dependientes es conocida como secuencia de actividades, que será utilizada para determinar la ruta crítica.
3. Crea un diagrama de red
El próximo paso es convertir la estructura de desglose en un diagrama de red, que es un diagrama de flujos que muestra la cronología de las actividades. Crea una caja para cada tarea y utiliza flechas para representar las dependencias.
Luego añadirás otros componentes con plazos al diagrama de red hasta que tengas claro el programa general del proyecto.
4. Estima la duración de cada tarea
Para calcular la ruta crítica, la secuencia más larga de tareas críticas, primero debes estimar la duración de cada tarea.
Para estimar la duración puedes intentar:
Tomar decisiones informadas basadas en la experiencia y el conocimiento
Estimar en función de la información sobre proyectos anteriores
Estimar en función de los estándares de la industria
Como alternativa, también puedes usar la técnica del paso hacia adelante y hacia atrás:
Paso hacia adelante: Es utilizado para calcular las fechas de inicio temprano y finalización temprana al usar una fecha de inicio previamente especificada. La fecha de inicio temprano es el valor más alto de la fecha de finalización temprana de los predecesores inmediatos, mientras que la fecha de finalización temprana es la fecha de inicio temprano + la duración. El cálculo comienza con 0 en la fecha de inicio temprano de la primera actividad y continua a lo largo del cronograma. Determinar las fechas de inicio temprano y finalización temprana permite designar los recursos del proyecto con anticipación.
Paso hacia atrás: Se utiliza para calcular las fechas de inicio tardío y finalización tardía. El inicio tardío es la finalización tardía - la duración, mientras que la finalización tardía es el valor de inicio tardío más bajo de los sucesores inmediatos. El cálculo comienza con la última actividad del cronograma y continúa hacia atrás por todo el cronograma.
Las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías pueden entonces utilizarse para calcular la holgura o flexibilidad del cronograma para cada tarea.
5. Calcula la ruta crítica
Puedes calcular la ruta crítica de forma manual, pero también puedes ahorrar tiempo utilizando un algoritmo de ruta crítica.
Estos son algunos de los pasos para calcular la ruta crítica de forma manual:
Paso 1: Escribe las fechas de inicio y finalización en cada actividad.
La primera actividad tiene una fecha de inicio de 0, y la fecha de finalización es la duración de la actividad.
La fecha de inicio de la próxima actividad es la fecha de finalización de la tarea anterior, y la fecha de finalización es la fecha de inicio más la duración.
Y continúa haciendo esto con todas las actividades.
Paso 2: Revisa la fecha de finalización de la última actividad de la secuencia para determinar la duración de toda la secuencia.
Paso 3: La secuencia de actividades con la mayor duración es la ruta crítica.
Así se vería el diagrama de la ruta crítica si se toma el ejemplo anterior:
Una vez que hayas calculado la ruta crítica, puedes elaborar el cronograma del proyecto real en función de la misma.
6. Calcula la holgura total
La holgura se refiere a la flexibilidad de una tarea determinada. Indica cuánto se puede retrasar una tarea sin generar un impacto en las tareas subsiguientes o en la fecha de entrega del proyecto.
Encontrar la holgura es útil para evaluar el grado de flexibilidad del proyecto. La holgura es un recurso que debería ser usado para cubrir los riesgos o problemas inesperados que puedan surgir.
Las tareas críticas no tienen holgura, lo que significa que sus fechas de entrega son fijas. Las tareas con números de holgura positivos se encuentran en la ruta no crítica, lo que significa que pueden retrasarse sin afectar la fecha de finalización del proyecto. Si tienes poco tiempo o recursos, las tareas no críticas pueden omitirse.
Se puede calcular la holgura con un algoritmo o de forma manual. Utiliza los cálculos de la sección a continuación para determinar la holgura total y la holgura libre.
Holgura total vs. holgura libre
A continuación brindamos detalles sobre los dos tipos de holgura:
Holgura total: es la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse desde la fecha de inicio temprano sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni transgredir una limitación del cronograma. Holgura total = inicio tardío - inicio temprano (LS - ES, por sus siglas en inglés) o finalización tardía - finalización temprana (LF - EF, por sus siglas en inglés).
Holgura libre: se refiere a cuánto tiempo se puede retrasar una actividad sin impactar en la actividad siguiente. Solo puede haber holgura libre cuando dos o más actividades comparten un sucesor. En un diagrama de red, ahí es donde las actividades convergen. Holgura libre = inicio temprano (de la tarea siguiente) - finalización temprana (de la tarea actual).
Existen varias razones por las que es útil que los gerentes de proyectos conozcan la holgura:
Los proyectos se llevan a cabo a tiempo: Hacer un seguimiento de la holgura total de un proyecto te permite saber si un proyecto está dentro del cronograma. Mientras más grande sea la holgura, es más probable que se termine temprano o a tiempo.
Te permite priorizar las tareas: Al identificar las actividades con holgura libre, tendrás una mejor idea de qué tareas deberían priorizarse y cuáles tienen más flexibilidad para ser pospuestas.
Es un recurso útil: La holgura es el margen de tiempo adicional que puede ser utilizado para cubrir los riesgos de un proyecto o problemas inesperados que puedan surgir. Saber cuánta holgura tienes te permite escoger la manera más efectiva para utilizarla.
Cómo utilizar el método de la ruta crítica
El método de la ruta crítica aporta visibilidad al progreso del proyecto, lo que permite hacer un seguimiento de las tareas y los tiempos de realización. A continuación se detallan algunos ejemplos.
Compresión del cronograma
Aunque no es lo ideal, hay veces en que las fechas límites de un proyecto pueden extenderse. En estas situaciones, hay dos técnicas de compresión del cronograma que puedes utilizar: ejecución rápida e intensificación.
Ejecución rápida (fast tracking): Observa la ruta crítica para determinar actividades que se pueden ejecutar en simultáneo. Realizar procesos en paralelo acelerará la duración total.
Intensificación (crashing): Este proceso involucra designar más recursos para acelerar las actividades. Antes de obtener más recursos, asegúrate de que siga estando dentro del alcance del proyecto y comunica cualquier cambio a los participantes.
Tener planificada la ruta crítica puede ayudarte a escoger la estrategia apropiada para cumplir con los plazos actualizados.
Resuelve la falta de recursos
Ten en cuenta que el método de la ruta crítica no contempla la disponibilidad de recursos. Cuando haya una falta de recursos —por ejemplo, cuando un miembro del equipo tiene demasiadas asignaciones o por falta de equipamiento—, puedes utilizar las técnicas de nivelación de recursos para resolver tal problema.
Estas técnicas tienen como fin resolver los problemas de asignación excesiva de recursos y asegurar que un proyecto pueda ser ejecutado con los recursos que están disponibles en el momento.
La nivelación de recursos funciona ajustando las fechas de inicio y finalización de un proyecto, por lo que puede que tengas que reajustar la ruta crítica o aplicar esta técnica a actividades que tengan holgura.
Recopila información para su uso posterior
El cronograma creado para el método de la ruta crítica está sujeto a cambios ya que estás trabajando con información aproximada con respecto a la duración de las actividades. Puedes comparar la ruta crítica original con la ruta crítica real a medida que avanza el proyecto.
Esta información puede ser utilizada como referencia para los próximos proyectos y podrás estimar con mayor precisión la duración de las tareas futuras.
Archivar es guardar un documento en un orden lógico, para lo cual tenemos que tener claro saber quién y cómo va a necesitar la documentación archivada, y en función de estos dos parámetros decidiremos la mejor forma de guardar/archivar, con el fin de que, cuando necesitemos buscar un documento, su localización sea lo más rápida posible.
Por todo esto mencionado anteriormente podemos resumir que las los pasos a tener en cuenta en el proceso de archivo se pueden dividir en:
- Recibir
- Ordenar
- Mantener
- Custodiar
- Facilitar documentos.
En cuanto al funcionamiento del archivo, es imprescindible, que todas las personas que tienen acceso a él comprendan el sistema elegido y mantengan el orden preestablecido para ello; un archivo se vuelve inútil cuando la documentación se traspapela y o se coloca en una categoría que, de antemano, no le corresponde.
Los objetivos principales son:
- Crear un lugar de información disponible en todo momento.
- Asegurar una perfecta conservación de los documentos.
- Satisfacer de manera eficiente las exigencias de consulta e información.
- Estar en constante actualización de documentos.
Pasados los años la documentación, su importancia uso o valor en la empresa puede variar. Es por ello por lo que existen distintos tipos de archivo, que se van creando conforme pasan los años y crece la empresa.
Distintos tipos de archivo:
- Archivo activo: Son documentos que se encuentren en proceso de consulta o solución. Documentación de consulta frecuente.
- Archivo semiactivo: Contiene documentos que se retiran del archivo activo por su fechao valor y pueden llegar a consultarse, pero de una forma esporádica.
- Archivo inactivo: Documentación que por su fecha o valor carece apenas de consulta, pero no puede ser destruida.
Los reportes son documentos que contienen los detalles de un evento específico, por ejemplo, la visita a un sitio (museo, empresa, fabrica, etc.), o bien, sobre un documental, película, etc. Este escrito pretende dar respuesta a una(s) pregunta(s) de indagación que ayuda a ampliar el conocimiento respecto a un tema.
¿Cómo se hace un reporte o informe?
- Redacta el informe de una forma objetiva, no se acepta la subjetividad. ...
- Menciona todos los datos posibles.
- Se organizado.
- Describe con detalle cada paso seguido.
- Cita las fuentes de información que has consultado.
- Escribe párrafos cortos, claros, precisos y concretos.
¿Qué es un informe y en qué consiste?
En general, el informe es un texto académico de carácter expositivo, ya que en él se describen las acciones, los métodos y los procedimientos llevados a cabo para adelantar una labor, bien sea investigativa u operativa.
¿Que se reporta en el informe?
El informe es un texto en el que se reporta información sobre un tema y se formulan conclusiones al respecto. Hay muchísimos tipos de informes académicos en las diferentes disciplinas: informes de laboratorio, de práctica, de investigación, bibliográfico, estudios de caso…
¿Cuáles son los 4 tipos de reportes?
- Técnico. Estos informes son emitidos por entidades públicas o privadas con el único fin de informar y responder a una investigación o estudio previamente acotado y determinado. ...
- Científico. ...
- Divulgativo. ...
- Mixto.
¿Cómo se estructura un reporte?
Básicamente todo informe de investigación está compuesto por: Portada Índice Resumen Introducción Cuerpo del trabajo Conclusiones. Recomendaciones. Anexos y Bibliografía.
¿Que tiene que tener un informe?
¿Cuáles son los diferentes tipos de informes?
- Expositivo. Se enfoca en narrar los hechos o secuencia de acontecimientos pero sin análisis ni interpretaciones personales, por lo tanto tampoco contiene conclusiones. ...
- Interpretativo. Especializado en el análisis y la interpretación de los hechos. ...
- Demostrativo.
¿Cuáles son los 5 puntos esenciales de un buen informe?
- Título: debe ser descriptivo, anticipar de qué se trata el informe y de una sola línea.
- Resumen ejecutivo: es una síntesis del informe y, como tal, no debe ocupar más que un 10% de la extensión total.
- Introducción: sitúa al lector en el tema. ...
- Desarrollo: acá sí, los detalles.
- Estudio de tiempos: actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables.
- Estudio de movimientos: análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo.
• Investigación de operaciones.
La investigación de operaciones también conocida como teoría de la toma de decisiones, es una rama de la ingeniería industrial. También tiene relación con la ingeniería en sistemas y la investigación en todas sus ramas. Consiste en el uso de modelos matemáticos, estadísticos y algoritmos.
Su objetivo es realizar la toma de decisiones, con la finalidad de mejorar y optimizar el funcionamiento de los procesos.
Para la integración de equipos debe incluirse personal con intereses firmes en: matemáticas, estadísticas, teoría de la probabilidad, economía, administración de empresas, computación e ingeniería.
Dentro de una Empresa la Investigación de Operaciones se aplica en las áreas de: producción, marketing, compras, manufactura y contabilidad
La estadística es una disciplina científica que se ocupa de la obtención, orden y análisis de un conjunto de datos con el fin de obtener explicaciones y predicciones sobre fenómenos observados.
- La estadística es la ciencia de los datos. Te permite conocer tendencias e incluso predecir el futuro.
- Se caracteriza por su transversalidad. Se aplica en muchísimas disciplinas (como biología, física, economía y sociología), para obtener conclusiones relevantes de distintos tipos de agentes.
- Existen dos ramas principales: La estadística descriptiva y la estadística inferencial.
- Los elementos clave de la estadística son la población, la muestra, los parámetros, el experimento y las variables.
La estadística explicada de forma sencilla
Imagina que estás en una fiesta de 500 personas y quieres saber qué tartas pedir, si de queso o de chocolate. Te llevaría muchísimo tiempo averiguar qué quiere cada uno.
La estadística te da el plan para que sepas qué preguntas hacer, a cuántas personas y cómo organizar las respuestas, para así saber que al doble de gente le gusta la tarta de queso.
De esta manera te ayuda a tomar la mejor decisión y pedir 10 de queso y 5 de chocolate.
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